Control del Dinero (Parte II-Costos)

Estimados lectores:
En la publicación se trató el tema del precio. Sin embargo, conocer el precio de una actividad, producto o servicio no es posible sin conocer los costos. Caemos en la disyuntiva "Que fue primero el huevo o la gallina"
Al haber fijado un precio debemos garantizar que los costos no superen a los estipulados, para ello se debe tomar en cuenta guardar un registro de todos los gastos ocurridos durante la semana. Se separa por actividad en los siguientes reglones:

• Materiales: aquí colocaremos todos los consumibles, piezas para la ejecución y elementos que comprenden el producto. Por ejemplo: el costo de la madera, tornillos, etc.
• Equipos: en este elemento se coloca la maquinaria y equipos, también aquellos elementos que se encuentran implícitos en la realización. Por ejemplo: el costo del equipo de seguridad. 
• Mano de obra: este elemento es el que más se diferencia del calculo del precio, ya que aquí podremos ver con certeza el porcentaje de prestaciones relacionado a la mano de obra.
• Gastos administrativos: relacionado a los salarios brindados al personal administrativo en el proyecto. En caso tal que estos estén trabajando en distintos proyectos se hace un promedio ponderado de HH (Horas Hombres) trabajadas en cada uno de los proyectos. Este debe ser menor al 15% del valor de los gastos totales.

Si después de haber realizado este calculo y transformamos este precio por unidad (Se divide el valor obtenido entre lo ejecutado en la semana), es mayor al precio suministrado por unidad habremos obtenido un precio que es rentable a largo plazo. En caso contrario, debemos someter a revisión los costos para:

1. En caso tal que se deba continuar ejecutando el trabajo al precio dado, es importante hacer las siguientes preguntas:

1. ¿Podemos mejorar el rendimiento del trabajo?
2. ¿Donde podemos comprar materiales a menor precio? ¿Puedo utilizar otra marca más económica?
3. De ser negativa la pregunta anterior: ¿El cliente está en habilitado para generar una re-consideración de precios a causa de aumento en los materiales?
4. ¿Tenemos exceso de mano de obra? En mi experiencia, este suele ser uno de los problemas con mayor concurrencia, ya que se tiende a pensar que entre mayor numero de personas trabajando, se tiene mejor rendimiento, Lo cual es FALSO.

2. Para una futura negociación, se conocen unos precios más adecuados para la realización del trabajo.

Todos estos costos se pueden llevar en una planilla de Control de costos que puedo hacérselas llegar a través del link de contacto,

Saludos,

Jsalvadorb

Control del Dinero (Parte I - Precio)

Estimados lectores:
En esta ocasión les traigo uno de los elementos esenciales en cualquier compañía y es lo que buscan todas: hablar en números positivos, cuando se lleva esto de manera contable set traduce a que mis ingresos sean mayor a mis egresos. Se puede represenrar en una en una inecuación matemática: Dinero entrante > Dinero saliente.

Es por esto que desee dividir este post en dos partes, la primera es hablar acerca del precio, y de esta manera controlar de mejor manera lo que sería la planilla de control de gastos que vendrá a continuación.

Para conocer el precio de un producto o servicio, es de vital importancia conocer todos los elementos relacionados, conociendo esto podemos proceder a utilizar una muy confiable herramienta que es el Análisis de Precio Unitario (APU), muchos conocerán este análisis y espero que secunden mi opinión de que es la forma más rápida y fácil de desglosar cada actividad, saber el precio en detalle y a su vez para aquellos que son evaluadores los ayuda a reducir costos en elementos específicos.

A continuación explicaré uno a uno los elementos relevantes en un análisis de precio:

1.Descripción de la partida: este elemento es fundamental y base de lo que se va a hacer. Al realizar una actividad ya sea en la creación de un producto y/o servicio se puede evaluar como procesos y cada uno de esos procesos los dividimos en N elementos desde el inicio del trabajo hasta tener un resultado final. Por ejemplo, si mi producto es entregar un juguete de madera, se tendrían como actividades:  A. El diseño del juguete; B. Fabricación de las partes; C. Ensamblaje de las partes: D. Pruebas de seguridad; E. Transporte y distribución.

2. Unidad: En que unidad se puede representar esa partida. En el ejemplo podríamos usar para A. Horas Hombre (HH), Piezas, Bocetos; B. Partes, Kit para armar, Piezas; C. Piezas ensambladas, juguetes armados; D. No. Pruebas; E. Distancia, viaje, etc.

3. Eficiencia: Y se traduce al numero de unidades promedio que se pueden realizar en un día, y este elemento es vital ya que esto representa tu producción. Si queremos tener de manera contable esta variable, los ingresos diarios=precio x cantidad vendida o ejecutada.

4. Materiales: En este elemento representas todos los materiales (consumibles) requeridos para hacer la actividad, si no hay una partida relacionada con el transporte, entonces se deben calcular puestos en sitio. 

Es importante tomar en cuenta que se requiere tomar la cantidad de materiales que se requieren para una unidad y resalto la palabra consumibles: agua, gasolina, ladrillos, tornillos, plástico, madera, procesadores, tarjetas de computadoras, etc. 

Por ejemplo, si mi partida es C. Ensamblar las partes, las unidades son partes ensambladas, y requiero 18 tornillos para armar todo el juguete, entonces la cantidad de tornillos será 18/Num de partes. También hay que tomar en cuenta el desperdicio de algunos materiales, por ejemplo 5% para los tornillos y en lugar de calcular 18, los hago con 19 o 18.5.  

 Lo importante de los materiales es que entre menor sea el costo de los materiales por unidad, mejor es el precio para el cliente. Todo esto con ayuda de los respectivos cómputos métricos.

5. Equipos: Esto refleja toda la maquinaria e instrumentos que se requieren para realizar las actividades por día. En este elementos contamos con el factor de depreciación y es el costo que debe asumir el cliente por la perdida de valor de la maquinaria, todo esto dividido por la eficiencia para conocer el costo diario de la actividad. También los costos relacionados con alquileres de vehículos.

Por ejemplo, se requiere utilizar una inspección a pie. Sin embargo, para llegar al sitio se debe llegar en carro y luego caminar. Ese uso del vehículo, de ser propiedad de la compañía se calcula de la forma: porcentaje del uso ( si se queda ahí parado durante la actividad es 1, si alguien se lo lleva podría ser 0.20)  x costo de compra del vehículo x depreciación  en libros / todo dividido entre la eficiencia da el costo del vehículo diario  por unidad.

6. Mano de obra: Corresponde al costo de todo el personal por día que se encuentra en el campo, durante la realización de la actividad. De igual forma, al totalizar se divide en entre la eficiencia. 

Por ejemplo, se requieren 4 obreros, 2 soldadores y un ingeniero que revisa la actividad cada dos horas, entonces calculo 4 obreros x costo/día  + 2 soldadores x costo/día + 0.25  ingeniero x costo/día, todo dividido entre la eficiencia.

7. Porcentaje de relación laboral: esto representa el beneficio adicional que se tiene con el personal en la obra. Por ejemplo en Venezuela, se debe pagar utilidades, vacaciones, prestaciones sociales, bono alimenticios, etc. Y todo eso refleja un valor agregado con respecto al salario que representa un porcentaje por encima al 300% del costo total de la mano de obra.

Existen varios programas que facilitan rste computo. Sin embargo, APV Obras nos da ejemplos en el que se detalla el calculo de este porcentaje. Sigan este link para conocer más.

       Este se debe calcular según las regulaciones de cada sitio. 

8. Porcentaje de gastos administrativos: luego de haber totalizado materiales + mano de obra + porcentaje de relación laboral. Se le suma la parte de gastos administrativos y son los gastos relacionados a aquellas salidas de dinero fuera del trabajo, tales como: alquiler de oficina, personal administrativo, papelería, etc. Y se acostumbra a que este sea un 15% del costo.

9. Utilidad de la actividad: eso depende del ofertante, y se relaciona a cuánto se desea percibir de ganancias por esta actividad 10% - 20 % - 30%, todo depende de la situación país y lo mucho que pueda arriesgar la empresa.

Al sumar todos estos elementos tenemos el total del precio, que no debemos olvidar que se le deben sumar los impuestos reglamentarios. 

Deseo que este post haya sido de su ayuda para conocer ¿Cuánto cuesta?. Y de requerir el formato de planilla debidamente explicado, me pueden escribir a traves de Contacto. De igual forma, estaré publicando la parte B de este muy pronto.

Saludos,

JSalvadorb

Why develop your employees from the bottom?

Dear Readers,

Again, I bring a theme to this blog by recent experience,

I find myself taking up a project team and decide to hire local employees to continue execution. When I were checking the information in the map and contrasted with the reality I found a lot of gaps, I asked the reason for this loss of information and the employees answered: "They just told us what we going  to do, they never mentioned why"

Is not the first time I saw something similar, and I assume also to many of you; who exercise a supervisory or management role. Moreover, the question I hear is: Which one is the rewards if we waste time explaining the target of the work, if they will not understand (using, work, research, etc.)? - What a great disappointment to hear those words, in that way I hope this post could answer that WHY.

First, the benefits of communicate:

The short time we have, is a short time to work. But, we don’t explain to the team, how relevant are the roles, and the relations with the final product. If you are the person who have the communication with the staff, you must to explain the benefits of the labor, and how that will work until you finish.

When working in installation or construction, I easy for the staff drill, trench or build; but they do not know in what they are working. I bring you some reasons to communicate:

• Integrate and motivate the team, take the time to explain to the people what we are doing allows them to feel part of the project and become involved with having a final product. In this point is important to communicate the time, goals and customer requirements. For example, in e-commerce the companies have a department that handled pricing, this department as its name suggests is responsible for giving an estimated customers of the products published price. However it was not until they explained the importance of they work with the final purchase that the team start to have the results expected.
• Advertise of the work of the company, If the staff know the work that is being done, That will be a benefit for both the company and the employee. The popular voice is powerful and we cannot forget that employees could communicate what the company does.
• Get new ideas, when required finding a solution to a particular problem and must be decided in the right moment,talk with staff and find alternatives to them it can become much more beneficial than some believe. Sometimes these people are very experienced in the field, and already had a similar problem before, so listen to new ideas can clarify biased minds. "Field decisions should be taken in the field. Not behind a desk"
• Preventing risks and damage to the project, having acknowledge about the project and the specifications of the materials the staff will be more carefully with the use. For example in the drop of cables, you must be alert to don’t bend it.
• The image of the company, a company is judge based on the quality and acknowledge of their staff, not just the professional staff also by the executor.

For example, Company A and B are in the same market, A reporter select one of the regular employees of the company A and asked which one is his position and he does? - The answer - I am part of the assembly staff, we take care practiced mind to fortify the pipes that connect the exhaust of the engine room and capacitors. After that, the reporter ask the same question to the company B, and the answer were: I am assembler, and here joined the pipes from here to the end of the hall.

The question is: what company provides a better image through their employees?

Second, the benefits of develop:

When looking on the bright side of providing an improved knowledge of individuals rescued a post that LinkedIn saw a few months ago, saying:

The CFO ask to CEO: - What if we invest in the development of our staff and they go out?
The CEO answered: What if we do not do it and they stay?

Develop a person does not always mean a big investment, or requires to send them to courses outside the company. Otherwise, you can encourage them to employees and supervisors transmit knowledge. The great concern of many is: "I will teach my future replacement." To do this requires:

1. Explain that it will not be a replacement, and this training will allow the company to increase the workload.
2. Facilitate teaching concepts and models, so they can be offer in the organization.
3. Start from senior positions and work down. Persuade by example.
4. Ask upgrade scenarios in which you should prepare a list of information to be filled. I recommend the following publication detailing steps to this transition: Happy Ending

    My father taught me: "It is not always promote a good technical to supervisor; you can lose a great technical and earn a bad supervisor"

True, but perhaps since they are technicians, the bosses could transmit the necessary knowledge to take this step, if they are invited to meetings as a listener, or are taken in consideration to know their views and indirectly those undergoing the evaluation. Those are also alternatives.

Many companies offer bonuses to reward an employee to train other and having each promotion within the company, another option is to include this element in the staff evaluations,

Among the benefits we are:

• Increased workload; you can have more experienced field supervisors.
• Improve work performance; if you have a motivated staff always work better.
• Reduce the indispensability of a person; you could considerate a plan B with some employees.
• Exalt the reputation of the company; a satisfied employee with the knowledge acquired in his previous job will speak better.

In addition, never forget that work teams are comparable with the wolves; they seek the survival of the herd before they own survive,

I hope these benefits could be interesting and considered for implementation,

Regards,

JSalvadorB

¿ Por qué desarrollar a tu personal desde la base?

Estimados lectores:

Nuevamente traigo un tema a este blog por una vivencia reciente,

Me encuentro retomando un proyecto y el equipo de trabajo decide contratar a colaboradores locales para continuar la ejecución. Cuando reviso la información en plano y la contrasto con la realidad me encuentro que existen muchos vacíos necesarios en el levantamiento, les pregunto la razón de esta perdida de información y a lo que me responden es "Solo nos dijeron que hacer, jamas mencionaron el porqué"

Este problema no es la primera vez que se me ha presentado, y asumo que también a muchos de los que ejercen un rol supervisorio o de manejo de personal obrero. Y la pregunta que se escucha es: -¿Qué logro explicándoles para que es el trabajo, si no lo van a entender (usar, trabajar, investigar, etc)? Que gran desilusión escuchar esas palabras, por eso la explicación que refleja este post es tratar ese ¿Por qué?

Primero, los beneficios de comunicar:

El poco tiempo que se tiene en obra requiere que se utilice para realizar el trabajo. Pero lo que no nos preocupamos es en explicarle al equipo de trabajo, que tan relevante son las funciones que cada quien ejerce, y como podría perjudicar esto al producto final. Se debe explicar cual es el beneficio de lo que se esta haciendo, y también como va a funcionar. 

Cuando trabajamos en instalaciones, existe personal que se le es común el taladrar, romper paredes, o demoler; pero no conocen la finalidad en la que están trabajando. Y aquí les tengo las siguientes razones para comunicar:

• Integrar y motivar al equipo de trabajo, tomar el tiempo para explicarle al personal lo que se está haciendo permite que ellos se sientan parte del proyecto y se vean involucrados con tener un producto final. En este aspecto es importante comunicar los tiempos, las metas y los requerimientos con los clientes. Por ejemplo, en el comercio electrónico se maneja un departamento que es el de pricing, este departamento como su nombre lo indica se encarga de darle un precio estimado a los clientes de los productos publicados. Sin embargo no fue hasta que se les explicó la importancia de su trabajo con la compra final que el equipo empezó a dar la talla con los estándares esperados.
• Dar a conocer el trabajo de la empresa, ya que todos conocerán el trabajo que se está realizando, es un beneficio tanto para la empresa como para el empleado. La voz es de alcance popular y no podemos olvidar que los empleados son una articulación de la empresa, por lo tanto también transmiten lo que la empresa hace.
• Conseguir nuevas ideas, cuando es requerido encontrar una solución a algún problema en particular y se deba decidir al momento, el conversar con el personal, y buscar alternativas con ellos se puede tornar mucho más beneficioso de lo que algunos creen. En ocasiones estas personas tienen mucha experiencia en campo, y ya han percibido un problema similar anteriormente, por lo que escuchar ideas nuevas pueden clarificar unas mentes sesgadas."Las decisiones de campo, se deben tomar en campo. No detrás de un escritorio"
• Prevención de riesgos y daños al proyecto, al tener conocimiento de las especificaciones de los materiales utilizados, el equipo de trabajo tienden a ser más cuidadosos. Por ejemplo, cuando se tienden cables, es de vital importancia no doblarlos.
• La imagen de la empresa, una empresa la juzgan por lo capacitado de su personal, y no solo el personal profesional sino también el ejecutor. 

• Por ejemplo: La empresa A y B se encuentran en el mismo mercado, toman a uno de sus empleados de planta y le preguntan ¿Cuál es su cargo y que hace? - el contesta - soy parte del personal de ensamblaje, nos encargamos practica mente de fortificar las tuberías que comunican el escape de la sala de maquinas y los condensadores. Se le hace la misma pregunta a la empresa B, y les contesta - soy del personaje de ensamblaje, y aquí unimos los tubos desde aquí hasta el final de la sala. 

          Les pregunto  ¿Qué empresa brinda una mejor imagen a traves de sus empleados?

Segundo, los beneficios de desarrollar:

Al buscar el lado bueno de brindar una mejora en los conocimientos de los individuos rescato un post que vi en LinkedIn hace unos meses, y decía:

El CFO le pregunta al CEO: - ¿Qué pasa si invertimos en el desarrollo de nuestro personal y se nos van?

El CEO contesta: ¿Qué hacemos sino lo hacemos y se quedan?

Desarrollar a una persona no siempre conlleva una gran inversión, ni tampoco la necesidad de enviarlos a cursos fuera de la empresa. En caso contrario, se puede incentivar a los mismos empleados y supervisores a transmitir conocimientos. La gran preocupación de muchos es: "Para que voy a enseñar a mi futuro reemplazo". Para ello se requiere:

1. Explicar que no va a existir un reemplazo, y que esta capacitación le permitirá a la empresa aumentar el volumen de trabajo.
2. Facilitar conceptos y modelos de enseñanza, para que se puedan brindar en la organización.
3. Comenzar desde las posiciones de mayor jerarquía e ir descendiendo. Persuadir a través del ejemplo.
4. Plantear escenarios de ascenso, en los cuales se debe preparar una lista de la información que se deba proveer. Les recomiendo la siguiente publicación en donde detalla algunos pasos para esta transición: Happy Ending

    Mi padre me enseñó: "No siempre es bueno ascender a los buenos técnicos a supervisores, ya que puedes perder un excelente técnico y ganar un mal supervisot" 

Es cierto, PERO quizás desde que son técnicos les transmites los conocimientos necesarios para dar este paso, si se les invita a las reuniones como oyente a aquellos que sean un buen prospecto, o se les toma en consideración para conocer sus puntos de vistas e indirectamente los estas sometiendo a evaluación. También son alternativas.

Muchas recompensas ofrecen bonos a un empleado por capacitar a otro y por cada promoción que tenga dentro de la empresa, otra opción es incluir este elemento en las evaluaciones del personal, 

Entre los beneficios tenemos:

• Aumento en el volumen de trabajo, se puede contar con mayor numero de supervisores con experiencia en campo.
• Mejorar los tiempos y rendimiento del trabajo, el personal motivado siempre trabajará mejor.
• Reducir la indispensabilidad de una persona, crear un plan B.
• Exaltar la reputación de la empresa, un empleado satisfecho con los conocimientos adquiridos en su anterior trabajo hablará mejor.

Y nunca olvidar que los equipos de trabajos son comparables con los lobos, estos buscan la sobre-vivencia de la manada antes de sobrevivir ellos solos,

Espero que estos beneficios les hallan interesado y los consideren para su ejecución,

Saludos,

JSalvadorB

How to use storytelling to sell an idea

Dear Readers,

One of the responsibilities of the management position that you must do in the meetings is to propose new ideas to a committee, and find how those ideas could be approved.

In particular, I like to have background material based on two main elements:

Neurolinguistics programming (NLP) and storytelling. Both can be consolidated into presentations. Something important of the presentations is the 80% - 83% of 80 percent of the sensory information the brain receives comes from our eyes (1)(2)

NLP

Neurolinguistics programming studying the structure of subjective experience. This argues that we think and act based on our internal considerations and not an objective view of how the world actually.
In other words if we break down its acronym expression "Neuro Linguistic Programming" can be described as follows:
Program: results and internal stimulation are a consequence of a set of mental beliefs (programs), which could be modified and / or replaced.
Neuro: Our experience about the universe, how is it, how we receive and process information through our neurological system: The Five Senses.
Language: We give meaning to what we experience through language. Our language patterns are an expression of who we are and how we think.

If we understand that concept and we know the target, we may use appropriate language for the message will be better received. Using appropriate colors for the partners, you could have a better perception.

For example, If you have showing an idea for one of the founders of the company, you can use in one of the slide the logo with which it was founded.

• Other considerations that you can take:
• Use colors with sitting identified the company.
•  Emphasize ideas you want to convey, or highlight. If we are talking about projections and the key word is change, you can use bold to enhance reading.
• Allocate resources using colors more visible that activity it's up to each department.
•  Avoid excessive use of text and find images that represent them.

One publications from the marketing expert Seth Godin who published "Really Bad PowerPoint", a paper about the bad use of PowerPoint for presentations. If you want read it, use the next link.

When I had the opportunity to promote my entrepreneurship with the use of these elements, I sought to convey a professional and fun environment, achieving the following results: presentation (TECHNOX3000).

Storytelling

When we seek to raise a new idea is not only that the committee discuss it seems good enough for passage. However, this idea is a product that is required to sell the right way to people who have to face.

The storytelling is used as a marketing technique in which it is intended that potential customers feel involved with the context and situation in which he could or could be involved arises.

The advantages of this connection with the audience is diverse, but will highlight the ones I like to use, such as providing a context, appeal to an emotional side and make it easy to remember.

Using this technique illustratively, they can get the audience is fully attuned to the problem before selling the solution (the idea).

I had the opportunity to sell an idea that although it was small, looking to innovate and add an additional process to the relationship with customers. This procedure most experienced salespeople in the company regarded it as unnecessary, so the sale of the product is required to meet with the appropriate situation to sell the idea.

In this link you will see the start of the presentation to generate the storytelling: presentation.

To learn more about storytelling I leave this link.

Following these two items, we can better communicate in selling ideas.

I hope that will be helpful for future meetings

Regards,

Jsalvadorb