21 Consideraciones al escribir un e-mail

Estimados lectores:

En esta generación el uso del correo electrónico (e-mail) es una de las herramientas más usadas para la comunicación entre personas con empresas y empresas con empresas. Sin embargo, en lo particular recibo correos que me deprimen a menudo por no presentar estructura alguna.

La finalidad de esta publicación no es: Enseñar redacción de un correo, eso tomaría un curso completo, pero si tener al menos 21 consideraciones al momento de enviar uno.

Consideraciones al escribir un e-mail: 

1. Es inevitable pensar que debemos escribir un correo para presentarnos o establecer una conversación. Sin embargo, uno de mis tutores sintetizó las tres ocasiones para escribir un correo laboral.

1. Generar una acción: el establecer una conversación puede ser considerado como generar una acción ya que esto podrá generar luego una solicitud de información o que se busque realizar una llamada en la que los interlocutores cumplan un objetivo. En el caso de generar una conversación de varios mensajes lo mejor es buscar otros ambientes tales como WhatsApp, BBM, entre otros.
2. Informar: es una de las finalidades más frecuentadas y un correo es generado para enviar una cotización, proveer información a un cliente de un producto o servio, y fines similares.
3. Manifestar un agradecimiento.

2. No todos los temas son buenos de llevarlos a un correo, una solicitud de aumento o una renuncia es bueno notificarlos siempre y cuando se haya hablado previamente en persona.

3. Cuidar la dirección de correo desde la que se esta enviando. Para la persona que recibe el correo el nombre de la persona es su dirección de correo y no es muy profesional recibir un correo de: gatitasexy69@dominio.com.

4. Recordar cual es tu foto de perfil, si usamos una cuenta de correo de hotmail o gmail, esta genera una foto de perfil al momento que configuras la cuenta, por defecto es el icono de anónimo. Sin embargo, cuando se tiene un perfil de google plus o Skype esta imagen es transportada y hoy en día mostrada en los teléfonos inteligentes. 

5. El asunto debe ser preciso, en ocasiones este es el punto de mayor énfasis. Uno de los trucos utilizados es hacer uso de mayúsculas y minúsculas en cada palabra y buscando que este no sea tan extenso. 

6. Saludar a través de un mensaje personalizado y atemporal. Todos tenemos un nombre y apellido, el colocar un Saludos o Buenas sin un nombre permite presumir que no se sabe a quien se le esta enviando el correo, de ser así tratemos de usar un saludo atemporal y evitar el Buenas Tardes o Buenas Noches, Feliz Martes, sin conocer cuando será leído y en su caso podríamos obtener Estimado Sr. Guzmán,
No recurras a frases o saludos informales en el asunto, sino que conviene que te asegures de que sea concreto de interés para quien lo reciba. Utiliza un saludo formal sin caer en los clichés, sé breve y conciso, claro y completo, y a menos que sea completamente necesario no adjuntes archivos.

7. No te olvides de presentarte, en caso tal que sea la primera vez que contactas con una persona, no olvides que debes presentarte indicando nombre y apellido. A su vez, mezclalo con el punto siguiente para recordarle a la persona de donde te conoce.

8. Recordar al pasado aunque no exista, recordemos que nuestro interlocutor es una persona, la cual podrá recordar un rostro o algún nombre de una conversación previa. En caso tal que aún no lo conozcas explícale cómo obtuviste su contacto.

Ejemplo: Me comunico con usted porque me pareció relevante la vacante publicada por usted hace unos días a través del portal de LinkedIn.

Ejemplo 2: Tal como conversamos vía telefónica, la tarde de ayer... 

9. Genera una estructura del ¿Qué? -> ¿Cómo? o ¿Por qué?. Es importante que tu redacción genere una linea en el tiempo, primero dale significado al correo, manda un mensaje de importancia e interés para continuar leyendo luego podrás explicar ¿Por qué lo haces? o en caso de ser informativo ¿Cómo lo vas a hacer?

10. No olvides despedirte, pese a la urgencia que puedas tener, siempre cierra tu mensaje dando oportunidad de no chocar con tu interlocutor y haciéndole saber que ha terminado la comunicación.

Ejemplo: Agradezco de antemano la atención que me pueda brindar al respecto (...)

11. Genera una firma personalizada, es bueno dar a conocer a la persona que existen vías para contactarte y que compruebe la certeza de tu persona, en muchos casos el uso de las firmas hace una diferencia. Pues, no solo se ve altamente profesional sino también tendrás la información de contacto.

En ocasiones la gente coloca su titulo en la firma para hacer valer su grado de instrucción, mi recomendación es NO colocarlo, pues esto genera molestia para el lector.

Las siguientes son consideraciones para cualquier tipo de mensaje:

12. Hacer uso cuidadoso del PARA, CC, CCO. En ocasiones para hacer valer que hacemos una actividad copiamos a una gran cantidad de persona para que se den por enteradas. Sin embargo, pocas veces son leídos. Considerar:

1. Enviárselo solamente a las personas que entes interesadas o en el proyecto y priorizando el PARA que sea la persona o las personas a las que va dirigida la comunicación.
2. No hacer uso del CCO si hay alguna confidencialidad implícita, recordemos que al existir la opción reply all, las personas ocultas estarán en la lista de correos.

13. Evita escribir coloquialmente al menos que conozcas bien al receptor, al igual que si le escribes a alguien en otro país cuida que tus palabras no puedan ofender a la otra persona.

Estaré llegando a golpe de 10, y espero que me pueda dar la cola.En Venezuela dar la cola es pedir que te lleven a algún sitio. Sin embargo, en otros sitios es un coloquio para acciones sexuales.

14. Contesta de manera rápida y si no se puede enviar la información solicitada al momento planifica para cuando será. Es importante no crear incertidumbre al solicitante y crear una atmósfera de confianza con el manejo del tiempo.

15.  Evitar el acuse de recibo, en caso tal que no se conozca a la persona al que se lo envía evadir el uso de esta opción de correo, Si requerimos conocer que la otra persona recibió el correo la mejor manera de saberlo es llamándola.

16. Eliminar las largas cadenas de mensajes y evitar que se convierta en un CHAT.

17. Utilizar la información del mensaje entrante. En caso tal que hayan puntos a debatir entre un mensaje y otro, es una buena praxis el uso del mensaje anterior para realizar comentarios de algo que ya se encuentra escrito en lugar de repetirlo.

Ejemplo: Me encuentro de acuerdo a lo solicitado en el correo anterior (hago referencia a lo escrito) Sin embargo, he generado algunos comentarios que podrán leer escritos en colo azul.

18. Designa equipos de trabajas con el uso de PNL y colores. En una publicación anterior hable del uso del PNL para vender ideas, también sirve para plantear reglas de trabajo a través del mail. En caso tal que tengas a varias personas o equipos designadas en el correo, la mejor forma de enfatizar lo que debe hacer cada una es asignandole un color a cada persona del equipo de trabajo y luego escribir las tareas que le tocan de este color.

19. La revista Alto Nivel recomienda evitar:

• Emoticones. Los correos en la empresa deben ser formales, evita caritas felices al final o al principio, esto demerita tu profesionalismo y además no es correcto utilizarlo. 

• Mayúsculas. La forma correcta de escribir es en altas y bajas, evita hacerlo con mayúsculas, esto no brinda una imagen profesional. Y si usas mayúsculas, ¡acentúalas!

• Fondos. No existen fondos profesionales, si deseas utilizarlo lo mejor es que un diseñador te ayude con esta parte, así que la recomendación es evitarlos. 

• Enviado desde… Los aparatos tecnológicos traen consigo una firma establecida, puede decir: Enviado desde mi iPhone, Enviado desde mi iPad, Enviado desde mi oficina Blackberry, etc. Evita estas firmas, puede malinterpretar presunción o pose. 

• Evita contestar enojado. El estado de ánimo se transmite hasta en un correo electrónico, evita hacerlo cuando estés molesto, esto podría perjudicar en conversaciones futuras.

20. Usar alguna aplicación para manejo de correos electrónicos. Al usar una aplicación para esto podremos organizar los correos de una manera rápida y sencilla. No solo con eso nos permite comprobar y manejar con mayor eficiencia la lista de los mensajes y funciones adicionales.

Y por ultimo y de mayor importancia,  ¡Cuida de tu ortografía!
Cuando estas escribiendo tu ortografía es lo que te representa, puedes utilizar Word o alguna aplicación de escritura de documentos para comprobar si esta bien escrito, muchos de los servidores te permiten revisar antes de enviar y si no estas seguro al escribir una palabra utiliza medios como la RAE o Wordreference antes de usarla.

Espero que tomen en cuenta estos consejos en sus futuros correos,
Saludos,
JSalvadorB