¿Cómo usar la narración de cuentos (Storytelling) para plantear nuevas ideas?

Estimados lectores:

Una de las cosas que se deben hacer en las reuniones es proponer nuevas ideas a un comité, y buscar que éstas sean aprobadas.

En lo particular, me gusta tener material de apoyo basado en dos elementos principales:
la Programación neurolingüística (PNL) y la narración de cuentos mejor conocido como storytelling. Ambas se pueden consolidar en presentaciones, y se buscan las presentaciones ya que entre el 80% -  83% de lo percibimos y compramos proviene de la visión (1)(2).

PNL

La programación neurolinguisticaes el estudio de la estructura de la experiencia subjetiva. Esta sostiene que pensamos y actuamos basados en nuestras consideraciones internas y no en un punto de vista objetivo, de como es el mundo en realidad. 
En otras palabras si desglosamos sus siglas la expresión "Programación Neuro Lingüística" se puede describir de la siguiente manera:
Programación: Los resultados y acciones a estímulos internos son una consecuencia de un conjunto de creencias mentales (programas), los cuales pueden ser modificados y/o reemplazados.
Neuro: Experimentamos el universo, es decir recibimos y procesamos información, a través de nuestro sistema neurológico: Los cinco sentidos.
Lingüística: Le damos sentido a lo que experimentamos, a través del lenguaje. Mis patrones de lenguaje son una expresión de quien soy y cómo pienso. 

Si logramos entender este concepto y a su vez conocer el publico objetivo al que nos estamos dirigiendo, podremos utilizar un lenguaje adecuado para que el mensaje sea mejor recibido. Uso de colores adecuados para que los interlocutores se encuentren relacionados con el tema.

Por ejemplo, cuando se esta tratando como uno de los fundadores de la compañía, se pueden utilizar en alguna de las presentaciones iniciales el logo con el que se fundó.

Otras consideraciones que puedes tomar:

• Utilizar colores con el que se sienta identificada la empresa.
• Hacer enfasis en ideas que quieras transmitir, o resaltar. Si estamos hablando de proyecciones y la palabra clave es cambio, se puede usar negritas para realzar la lectura. 
• Asignar recursos con uso de colores hace más visible que actividad le toca a cada departamento. 
• Evitar el uso excesivo del texto y buscar imágenes que lo representen. 

Uno de las publicaciones de experto en marketing Seth Godin quien publicó “Really bad PowerPoint”, una especie de manifiesto donde denunciaba el mal uso que se hacía de PowerPoint para hacer presentaciones.

A través de este link podrán leerlo en su versión original: Really bad PowerPoint o su versión traducida: PowerPoint realmente malo.

Cuando tuve la oportunidad de promocionar mi emprendimiento con el uso de estos elementos, busqué transmitir un ambiente profesional y divertido, logrando el siguiente resultado: presentación (TECHNOX3000).

Storytelling

Cuando buscamos plantear una nueva idea, no solo es comentarla y que al comité le parezca lo suficientemente buena para aprobarla. Sin embargo, esta idea es un producto que se requiere vender de la manera correcta a las personas que tendrás al frente.

El storytelling es usado como una técnica de mercadeo en la cual se busca que los posibles clientes se sientan involucrados con el contexto y se plantea una situación en la que pudo o podría estar involucrado. 

Las ventajas de esta conexión con la audiencia son diversas, pero resaltaré las que me gustan utilizar, tales como: brindar un contexto, apelar a un lado emocional y hacerlo fácil de recordar.

Utilizando esta técnica de manera ilustrativa, pueden obtener que la audiencia se encuentre completamente compenetrada con el problema antes de venderles la solución (la idea). 

Tuve la oportunidad de vender una idea que aunque fue pequeña, buscaba innovar y sumar un procedimiento a la relación con los clientes. Este procedimiento los vendedores con mayor experiencia en la empresa lo consideraban como innecesario, por lo que la venta del producto requería que se encontrarán con la sitación apropiada para vender la idea.

En este link podrán observar el comienzo de la presentación para generar el storytelling: presentación.

Para conocer un poco más acerca del storytelling les dejo el siguiente link.

Siguiendo estos dos elementos, podremos lograr una mejor comunicación en la venta de las ideas. 

Espero que les sea de ayuda para sus futuras reuniones,

Saludos,

Jsalvadorb 

How to take a role in project management?

The first thing I want to write is about that change from an operation role to one management position, no matter how big is the jump, always new challenges require learning and I see it as follows:

The project will be a target, a product or a goal .But the elements I just mentioned only become the center of a whole environment. This is when we begin to have a vision 360 degrees and start thinking: Who would affect my decisions? How much will cost? How long will it take to see results? In addition, most importantly, have I the resources?

I'll explain a little of each of these questions, and how you can try to explain:

1. The affected, right now we have a word that many will sound very familiar "stakeholders" and are defined as groups involved and directly or indirectly with the company and its activities.

Those affected with the decisions tend to think that just going to be the owners of the companies they work or as many customer. However, it goes further, because as mentioned above are groups directly involved: shareholders, customers, suppliers, employees, etc. (I hope the readers stop using the word of workers and migrate to employees or collaborators) and indirectly involved and here are the media, communities where the projects are carried out, competitors and others.

Now, you will say, how this may affect the development of a project? Only with the community disagrees with the work to be executed, it may be sufficient stop the job. So, if is in your hands the project possibility, you need to stop thinking only in the target.

If you want to know more of the stakeholders I invite you to read this paper from Nuclear energy agency: here.

2. The cost

This point it should be mixed with the following points (3 and 4). Because, money, time and resources are always linked. We tend to think that “more people, faster” in most cases is it, but also remember that the greater number of hands require greater supervision. Furthermore, this will increase the cost, which is not always best for the company, and will surely show that is a problem of money management.

I remember once, I was working in some designs and those activities were transformed into sequences, these made it difficult to work in various sectors because not everyone was a specialist, and not everyone working at same rate. The results of this were, that people had spent days waiting for his predecessor finish before starting work again.

My recommendation at this point with respect to the excess staff to perform tasks more quickly is not rushing, divide the project into processes and examines whether these can be generated in parallel or in series. Moreover, given the time each of them is very useful to use Microsoft Project to represent graphically.

Count how many people you would require for each activity and as you might divide the work so you do not disturb one another. For example, in roads it is the best example that I can emphasize the division of labor, because if you have a large project, you can open multiple teams in different locations that could go from end to end.

Another thing to consider is resources, not everything is personal but there are also equipment. If the machineries of the company are rented, sometimes is better add more staff and you could have a possibility of a discount. In addition, it could reduce the execution time and that will be good for customer relations.

Likewise, I'll be posting later How to monitor costs? That would be beneficial when you take control of the project from the tender.

3. Time, you will need to take in consideration three axes:

·        Company time

·        Costumer time

·        Real time

There is where the relationship with the customer and therefore could carry out the project.

Meet the job before discussing this point with the customer.

In my experience, the best dead line for the costumer is for yesterday.

At this point, I will focus on real time, but that will be for another post when we talk about time management.

4. Resources, in this globalized world we must thank the technology at least two things: first, we have the opportunity to have more and better equipment (No matter what business you are) and secondly, connectivity.

My recommendation about the equipment is:  you must consider every plug you are going to need, think from macro to micro.

I remember one time we were working with a compressor and a blower machine (equipment used to drop fiber optic) and found that everything was arranged to begin to work. When we went to connect the machines, the connections were different. We were forced to buy one four times more expensive to ensure the delivery time to the customer.

I hope these recommendations were useful, and subscribe to read more post like this,

Greetings,

JSalvadorb

¿Cómo asumir un rol de gerencia en proyectos?

Lo primero de lo que les deseo escribir es acerca de ese cambio del rol operativo a gerencial, no importa de que tamaño sea el salto, siempre los nuevos retos requieren de aprendizaje y yo lo veo de la siguiente manera:

El proyecto deja de ser una obra, producto o objetivo sino que los elementos que acabo de mencionar se vuelven solo en el centro de todo un entorno. Es allí donde debemos empezar a tener una visión 360 grados y empezar a pensar: ¿A quien le afectan mis decisiones? ¿Cuánto cuestan? ¿Cuánto tiempo pasará para ver resultados? y lo más importante ¿Cuento con los recursos para llevarlo a cabo?

Explicaré un poco de cada uno de estas preguntas, y de como se pueden tratar de explicarlas:

1. Los afectados, en estos momentos debemos tomar una palabra que a muchos le sonará muy conocida "stakeholders" y se definen como los grupos involucradas y relacionadas directa o indirectamente con la empresa y sus actividades.

Los afectados con las decisiones tendemos a pensar que solo van a ser los dueños de las empresas en las que trabajamos o como mucho el cliente. Pero esto va más allá, pues como mencione anteriormente están los grupos involucrados directamente: accionistas, clientes, proveedores, empleados, etc (Espero que los lectores dejen de utilizar la palabra de trabajadores y migrar a empleados o colaboradores) y los involucrados indirectamente y aquí se encuentran los medios de comunicación, las comunidades en las que se realicen los proyectos, los competidores, entre otros.

Dirán entonces, ¿Como pueden afectar todo esto al desarrollo de un proyecto? Solo con que la comunidad no este de acuerdo con el trabajo que se ejecutará, puede ser motivo suficiente para que el trabajo no se ejecute. Así que si en tus manos esta la posibilidad de realizar un proyecto debes de dejar de pensar solo en el objetivo.

Si quieres conocer más de los stakeholders te invito a leer este paper del IESE, aquí.

2. El costo, este punto lo debo mezclar con los siguientes puntos (3 y 4) . tiempo y recursos puesto siempre van ligado de las manos. Solemos pensar que entre mayor cantidad de personas, más rápido saldrán las cosas y en la mayoría de los casos es así, pero también hay que recordar que entre mayor cantidad de manos requieren mayor supervisión. Además, esto aumentará su costo lo cual no es siempre mejor para la empresa, y que seguramente terminarán señalándote por mala administración de los costos.

Me recuerdo en una ocasión que estaba en la realización de unos diseños y resulta que las actividades se iban transformándose en secuencias, cuestiones que se hacia difícil el trabajar en diversos sectores ya que no todo el mundo era especialista, y no todo el mundo trabajaba al mismo ritmo. Lo que generaba que hubiese personas que pasaban días esperando que su predecesor terminará de trabajar antes de comenzar nuevamente.

Mi recomendación en este punto con respecto al exceso de personal para cumplir las tareas de manera más rápida es: no apresurarse, divide el proyecto en procesos y estudia si estos pueden generarse en paralelo o en serie. Y administra el tiempo de cada uno de ellos, es muy útil el uso de Microsoft Project para representarlo gráficamente.

Cuenta cuantas personas requerirías para cada actividad, y como podrías dividir el trabajo para que no se estorben mutuamente. Por ejemplo, en vialidad es el mejor ejemplo que puedo destacar la división de trabajo, ya que si tienes un proyecto extenso, puedes abrir varios equipos de trabajo en diferentes puntos que pueden ir de extremo a extremo.

Otra cosa que debes tomar en cuenta son los recursos, no todo es personal sino también hay equipos. Si los equipos de la compañía son alquilados, en ocasiones es mejor que tengas más grupos ya que existe la posibilidad de un descuento. Además, que podría disminuir el tiempo de ejecución lo cual es bueno para las relaciones con el cliente.

De igual forma, estaré publicando más adelante ¿Cómo monitorear los costos? lo cual es beneficioso cuando llevas el control del proyecto desde la licitación.


3.  Tiempo, este punto lo toque anteriormente pero la consideración con esto es una gran combatiente de tres ejes: el tiempo del cliente Vs. el tiempo de la empresa Vs. el tiempo real. Allí es donde entra la relación con el cliente y que tanto podrías llevar a cabo el proyecto. Conoce el trabajo antes de discutir este punto con el cliente, ya que para estos el mejor tiempo será para ayer.

En este punto me enfocaré en: el tiempo real, pero eso se lo dejaré para otro post en el cual se tocará la administración del tiempo.

4. Los recursos, en este mundo globalizado hay que agradecerle a la tecnología que tengamos la oportunidad de tener cada vez mejores equipos (No importa el negocio que estés) y por otro lado la conectividad.
Mi recomendación en el punto de los equipos es que tengas en cuenta hasta la ultima bujía que vayas a necesitar, piensa de macro a micro.

Me recuerdo en una ocasión que estabamos trabajando con un compresor y una sopladora (Equipos utilizados para tender fibra óptica) y resultó que todo estaba arreglado para empezar el trabajo y al momento de conectar ambos equipos entre si, las conexiones fueron diferentes. Nos vimos obligados a adquirir una boquilla cuatro veces más costosa a su valor nominal para garantizar el tiempo de entrega con el cliente.

Estimados espero que estas recomendaciones hayan sido buenas, y se suscriban para leer más post como estos,
Saludos,
JSalvadorb

Let me introduce myself...

Dear potential readers:
Thank you for taking the time to enter in this space and read,

Before going to tell you about this blog, Let me introduce myself: My name is Juan Salvador Barrios, Telecommunications Engineer and MBA, if you want to know more about my education I invite you to review my website: jsalvadorb.

As you can see my first profession is engineering and decided to get into the management world, that was the reason to specialize in the management of companies through the MBA.
If you want to know  why the blog has that name, well there was the answer, and is in spanish and english to perceive readers of both languages.

Now, the blog will cover topics such as management, tips on project management and try to engage with my experiences. It will draw attention mainly to those who come from the part of operations and want to make that difficult jump to what would lead a project, a management or business as such.

Why?

When I start in the company, I found work as a supervisor, that was so difficult for me because the change was from have two persons of charge to twenty (20) persons responsible. Soon The company needed someone to take administrative, operational and customer relationship of the projects and  I decided to accept the challenge,
Again in my website you will find some of the projects that have been involved,

Greetings,
Jsalvadorb

Me presento...

Buenas a todos mis posibles lectores:

Gracias por tomarse el tiempo de entrar a este espacio y leer un poco de lo que les traeré,

Antes de hablarles de que va esto, me presento: Mi nombre es Juan Salvador Barrios, Ingeniero en Telecomunicaciones y MBA, si quieren saber más detalles acerca de mi educación los invito a revisar mi portal web: jsalvadorb.

Como verán mi profesión raíz es la ingeniería y decidí profundizar en el mundo de la gerencia, y especializarme en el manejo de empresas a través del MBA, es por ello que el blog posee el nombre de Management and Engineering, y la idea que este en ingles es para percibir lectores de ambas lenguas.

Ahora bien, el Blog como tal tratará temas de gerencia, tips acerca de manejo de proyectos y los trataré de involucrar con mis vivencias. Les llamará la atención principalmente a aquellos que vienen de la parte de operaciones y quieren hacer ese difícil salto a lo que sería dirigir un proyecto, una gerencia o una empresa como tal.

¿Por qué? 

Al poco tiempo de ingresar a la empresa, me encontraba como supervisor de obra, una responsabilidad algo difícil para alguien que había tratado con  un personal a cargo de dos personas, a veinte (20) personas. Al poco tiempo se necesito de alguien para que llevara tanto la parte administrativa, operativa y relación con el cliente de los proyectos y en esos momentos decidí aceptar el reto, nuevamente en mi pagina web podrán encontrar un poco de los proyectos que se han ejecutado,

Saludos,

Jsalvadorb