Control del Dinero (Parte II-Costos)

Estimados lectores:
En la publicación se trató el tema del precio. Sin embargo, conocer el precio de una actividad, producto o servicio no es posible sin conocer los costos. Caemos en la disyuntiva "Que fue primero el huevo o la gallina"
Al haber fijado un precio debemos garantizar que los costos no superen a los estipulados, para ello se debe tomar en cuenta guardar un registro de todos los gastos ocurridos durante la semana. Se separa por actividad en los siguientes reglones:

• Materiales: aquí colocaremos todos los consumibles, piezas para la ejecución y elementos que comprenden el producto. Por ejemplo: el costo de la madera, tornillos, etc.
• Equipos: en este elemento se coloca la maquinaria y equipos, también aquellos elementos que se encuentran implícitos en la realización. Por ejemplo: el costo del equipo de seguridad. 
• Mano de obra: este elemento es el que más se diferencia del calculo del precio, ya que aquí podremos ver con certeza el porcentaje de prestaciones relacionado a la mano de obra.
• Gastos administrativos: relacionado a los salarios brindados al personal administrativo en el proyecto. En caso tal que estos estén trabajando en distintos proyectos se hace un promedio ponderado de HH (Horas Hombres) trabajadas en cada uno de los proyectos. Este debe ser menor al 15% del valor de los gastos totales.

Si después de haber realizado este calculo y transformamos este precio por unidad (Se divide el valor obtenido entre lo ejecutado en la semana), es mayor al precio suministrado por unidad habremos obtenido un precio que es rentable a largo plazo. En caso contrario, debemos someter a revisión los costos para:

1. En caso tal que se deba continuar ejecutando el trabajo al precio dado, es importante hacer las siguientes preguntas:

1. ¿Podemos mejorar el rendimiento del trabajo?
2. ¿Donde podemos comprar materiales a menor precio? ¿Puedo utilizar otra marca más económica?
3. De ser negativa la pregunta anterior: ¿El cliente está en habilitado para generar una re-consideración de precios a causa de aumento en los materiales?
4. ¿Tenemos exceso de mano de obra? En mi experiencia, este suele ser uno de los problemas con mayor concurrencia, ya que se tiende a pensar que entre mayor numero de personas trabajando, se tiene mejor rendimiento, Lo cual es FALSO.

2. Para una futura negociación, se conocen unos precios más adecuados para la realización del trabajo.

Todos estos costos se pueden llevar en una planilla de Control de costos que puedo hacérselas llegar a través del link de contacto,

Saludos,

Jsalvadorb

¿Cómo asumir un rol de gerencia en proyectos?

Lo primero de lo que les deseo escribir es acerca de ese cambio del rol operativo a gerencial, no importa de que tamaño sea el salto, siempre los nuevos retos requieren de aprendizaje y yo lo veo de la siguiente manera:

El proyecto deja de ser una obra, producto o objetivo sino que los elementos que acabo de mencionar se vuelven solo en el centro de todo un entorno. Es allí donde debemos empezar a tener una visión 360 grados y empezar a pensar: ¿A quien le afectan mis decisiones? ¿Cuánto cuestan? ¿Cuánto tiempo pasará para ver resultados? y lo más importante ¿Cuento con los recursos para llevarlo a cabo?

Explicaré un poco de cada uno de estas preguntas, y de como se pueden tratar de explicarlas:

1. Los afectados, en estos momentos debemos tomar una palabra que a muchos le sonará muy conocida "stakeholders" y se definen como los grupos involucradas y relacionadas directa o indirectamente con la empresa y sus actividades.

Los afectados con las decisiones tendemos a pensar que solo van a ser los dueños de las empresas en las que trabajamos o como mucho el cliente. Pero esto va más allá, pues como mencione anteriormente están los grupos involucrados directamente: accionistas, clientes, proveedores, empleados, etc (Espero que los lectores dejen de utilizar la palabra de trabajadores y migrar a empleados o colaboradores) y los involucrados indirectamente y aquí se encuentran los medios de comunicación, las comunidades en las que se realicen los proyectos, los competidores, entre otros.

Dirán entonces, ¿Como pueden afectar todo esto al desarrollo de un proyecto? Solo con que la comunidad no este de acuerdo con el trabajo que se ejecutará, puede ser motivo suficiente para que el trabajo no se ejecute. Así que si en tus manos esta la posibilidad de realizar un proyecto debes de dejar de pensar solo en el objetivo.

Si quieres conocer más de los stakeholders te invito a leer este paper del IESE, aquí.

2. El costo, este punto lo debo mezclar con los siguientes puntos (3 y 4) . tiempo y recursos puesto siempre van ligado de las manos. Solemos pensar que entre mayor cantidad de personas, más rápido saldrán las cosas y en la mayoría de los casos es así, pero también hay que recordar que entre mayor cantidad de manos requieren mayor supervisión. Además, esto aumentará su costo lo cual no es siempre mejor para la empresa, y que seguramente terminarán señalándote por mala administración de los costos.

Me recuerdo en una ocasión que estaba en la realización de unos diseños y resulta que las actividades se iban transformándose en secuencias, cuestiones que se hacia difícil el trabajar en diversos sectores ya que no todo el mundo era especialista, y no todo el mundo trabajaba al mismo ritmo. Lo que generaba que hubiese personas que pasaban días esperando que su predecesor terminará de trabajar antes de comenzar nuevamente.

Mi recomendación en este punto con respecto al exceso de personal para cumplir las tareas de manera más rápida es: no apresurarse, divide el proyecto en procesos y estudia si estos pueden generarse en paralelo o en serie. Y administra el tiempo de cada uno de ellos, es muy útil el uso de Microsoft Project para representarlo gráficamente.

Cuenta cuantas personas requerirías para cada actividad, y como podrías dividir el trabajo para que no se estorben mutuamente. Por ejemplo, en vialidad es el mejor ejemplo que puedo destacar la división de trabajo, ya que si tienes un proyecto extenso, puedes abrir varios equipos de trabajo en diferentes puntos que pueden ir de extremo a extremo.

Otra cosa que debes tomar en cuenta son los recursos, no todo es personal sino también hay equipos. Si los equipos de la compañía son alquilados, en ocasiones es mejor que tengas más grupos ya que existe la posibilidad de un descuento. Además, que podría disminuir el tiempo de ejecución lo cual es bueno para las relaciones con el cliente.

De igual forma, estaré publicando más adelante ¿Cómo monitorear los costos? lo cual es beneficioso cuando llevas el control del proyecto desde la licitación.


3.  Tiempo, este punto lo toque anteriormente pero la consideración con esto es una gran combatiente de tres ejes: el tiempo del cliente Vs. el tiempo de la empresa Vs. el tiempo real. Allí es donde entra la relación con el cliente y que tanto podrías llevar a cabo el proyecto. Conoce el trabajo antes de discutir este punto con el cliente, ya que para estos el mejor tiempo será para ayer.

En este punto me enfocaré en: el tiempo real, pero eso se lo dejaré para otro post en el cual se tocará la administración del tiempo.

4. Los recursos, en este mundo globalizado hay que agradecerle a la tecnología que tengamos la oportunidad de tener cada vez mejores equipos (No importa el negocio que estés) y por otro lado la conectividad.
Mi recomendación en el punto de los equipos es que tengas en cuenta hasta la ultima bujía que vayas a necesitar, piensa de macro a micro.

Me recuerdo en una ocasión que estabamos trabajando con un compresor y una sopladora (Equipos utilizados para tender fibra óptica) y resultó que todo estaba arreglado para empezar el trabajo y al momento de conectar ambos equipos entre si, las conexiones fueron diferentes. Nos vimos obligados a adquirir una boquilla cuatro veces más costosa a su valor nominal para garantizar el tiempo de entrega con el cliente.

Estimados espero que estas recomendaciones hayan sido buenas, y se suscriban para leer más post como estos,
Saludos,
JSalvadorb