21 Consideraciones al escribir un e-mail

Estimados lectores:

En esta generación el uso del correo electrónico (e-mail) es una de las herramientas más usadas para la comunicación entre personas con empresas y empresas con empresas. Sin embargo, en lo particular recibo correos que me deprimen a menudo por no presentar estructura alguna.

La finalidad de esta publicación no es: Enseñar redacción de un correo, eso tomaría un curso completo, pero si tener al menos 21 consideraciones al momento de enviar uno.

Consideraciones al escribir un e-mail: 

1. Es inevitable pensar que debemos escribir un correo para presentarnos o establecer una conversación. Sin embargo, uno de mis tutores sintetizó las tres ocasiones para escribir un correo laboral.

1. Generar una acción: el establecer una conversación puede ser considerado como generar una acción ya que esto podrá generar luego una solicitud de información o que se busque realizar una llamada en la que los interlocutores cumplan un objetivo. En el caso de generar una conversación de varios mensajes lo mejor es buscar otros ambientes tales como WhatsApp, BBM, entre otros.
2. Informar: es una de las finalidades más frecuentadas y un correo es generado para enviar una cotización, proveer información a un cliente de un producto o servio, y fines similares.
3. Manifestar un agradecimiento.

2. No todos los temas son buenos de llevarlos a un correo, una solicitud de aumento o una renuncia es bueno notificarlos siempre y cuando se haya hablado previamente en persona.

3. Cuidar la dirección de correo desde la que se esta enviando. Para la persona que recibe el correo el nombre de la persona es su dirección de correo y no es muy profesional recibir un correo de: gatitasexy69@dominio.com.

4. Recordar cual es tu foto de perfil, si usamos una cuenta de correo de hotmail o gmail, esta genera una foto de perfil al momento que configuras la cuenta, por defecto es el icono de anónimo. Sin embargo, cuando se tiene un perfil de google plus o Skype esta imagen es transportada y hoy en día mostrada en los teléfonos inteligentes. 

5. El asunto debe ser preciso, en ocasiones este es el punto de mayor énfasis. Uno de los trucos utilizados es hacer uso de mayúsculas y minúsculas en cada palabra y buscando que este no sea tan extenso. 

6. Saludar a través de un mensaje personalizado y atemporal. Todos tenemos un nombre y apellido, el colocar un Saludos o Buenas sin un nombre permite presumir que no se sabe a quien se le esta enviando el correo, de ser así tratemos de usar un saludo atemporal y evitar el Buenas Tardes o Buenas Noches, Feliz Martes, sin conocer cuando será leído y en su caso podríamos obtener Estimado Sr. Guzmán,
No recurras a frases o saludos informales en el asunto, sino que conviene que te asegures de que sea concreto de interés para quien lo reciba. Utiliza un saludo formal sin caer en los clichés, sé breve y conciso, claro y completo, y a menos que sea completamente necesario no adjuntes archivos.

7. No te olvides de presentarte, en caso tal que sea la primera vez que contactas con una persona, no olvides que debes presentarte indicando nombre y apellido. A su vez, mezclalo con el punto siguiente para recordarle a la persona de donde te conoce.

8. Recordar al pasado aunque no exista, recordemos que nuestro interlocutor es una persona, la cual podrá recordar un rostro o algún nombre de una conversación previa. En caso tal que aún no lo conozcas explícale cómo obtuviste su contacto.

Ejemplo: Me comunico con usted porque me pareció relevante la vacante publicada por usted hace unos días a través del portal de LinkedIn.

Ejemplo 2: Tal como conversamos vía telefónica, la tarde de ayer... 

9. Genera una estructura del ¿Qué? -> ¿Cómo? o ¿Por qué?. Es importante que tu redacción genere una linea en el tiempo, primero dale significado al correo, manda un mensaje de importancia e interés para continuar leyendo luego podrás explicar ¿Por qué lo haces? o en caso de ser informativo ¿Cómo lo vas a hacer?

10. No olvides despedirte, pese a la urgencia que puedas tener, siempre cierra tu mensaje dando oportunidad de no chocar con tu interlocutor y haciéndole saber que ha terminado la comunicación.

Ejemplo: Agradezco de antemano la atención que me pueda brindar al respecto (...)

11. Genera una firma personalizada, es bueno dar a conocer a la persona que existen vías para contactarte y que compruebe la certeza de tu persona, en muchos casos el uso de las firmas hace una diferencia. Pues, no solo se ve altamente profesional sino también tendrás la información de contacto.

En ocasiones la gente coloca su titulo en la firma para hacer valer su grado de instrucción, mi recomendación es NO colocarlo, pues esto genera molestia para el lector.

Las siguientes son consideraciones para cualquier tipo de mensaje:

12. Hacer uso cuidadoso del PARA, CC, CCO. En ocasiones para hacer valer que hacemos una actividad copiamos a una gran cantidad de persona para que se den por enteradas. Sin embargo, pocas veces son leídos. Considerar:

1. Enviárselo solamente a las personas que entes interesadas o en el proyecto y priorizando el PARA que sea la persona o las personas a las que va dirigida la comunicación.
2. No hacer uso del CCO si hay alguna confidencialidad implícita, recordemos que al existir la opción reply all, las personas ocultas estarán en la lista de correos.

13. Evita escribir coloquialmente al menos que conozcas bien al receptor, al igual que si le escribes a alguien en otro país cuida que tus palabras no puedan ofender a la otra persona.

Estaré llegando a golpe de 10, y espero que me pueda dar la cola.En Venezuela dar la cola es pedir que te lleven a algún sitio. Sin embargo, en otros sitios es un coloquio para acciones sexuales.

14. Contesta de manera rápida y si no se puede enviar la información solicitada al momento planifica para cuando será. Es importante no crear incertidumbre al solicitante y crear una atmósfera de confianza con el manejo del tiempo.

15.  Evitar el acuse de recibo, en caso tal que no se conozca a la persona al que se lo envía evadir el uso de esta opción de correo, Si requerimos conocer que la otra persona recibió el correo la mejor manera de saberlo es llamándola.

16. Eliminar las largas cadenas de mensajes y evitar que se convierta en un CHAT.

17. Utilizar la información del mensaje entrante. En caso tal que hayan puntos a debatir entre un mensaje y otro, es una buena praxis el uso del mensaje anterior para realizar comentarios de algo que ya se encuentra escrito en lugar de repetirlo.

Ejemplo: Me encuentro de acuerdo a lo solicitado en el correo anterior (hago referencia a lo escrito) Sin embargo, he generado algunos comentarios que podrán leer escritos en colo azul.

18. Designa equipos de trabajas con el uso de PNL y colores. En una publicación anterior hable del uso del PNL para vender ideas, también sirve para plantear reglas de trabajo a través del mail. En caso tal que tengas a varias personas o equipos designadas en el correo, la mejor forma de enfatizar lo que debe hacer cada una es asignandole un color a cada persona del equipo de trabajo y luego escribir las tareas que le tocan de este color.

19. La revista Alto Nivel recomienda evitar:

• Emoticones. Los correos en la empresa deben ser formales, evita caritas felices al final o al principio, esto demerita tu profesionalismo y además no es correcto utilizarlo. 

• Mayúsculas. La forma correcta de escribir es en altas y bajas, evita hacerlo con mayúsculas, esto no brinda una imagen profesional. Y si usas mayúsculas, ¡acentúalas!

• Fondos. No existen fondos profesionales, si deseas utilizarlo lo mejor es que un diseñador te ayude con esta parte, así que la recomendación es evitarlos. 

• Enviado desde… Los aparatos tecnológicos traen consigo una firma establecida, puede decir: Enviado desde mi iPhone, Enviado desde mi iPad, Enviado desde mi oficina Blackberry, etc. Evita estas firmas, puede malinterpretar presunción o pose. 

• Evita contestar enojado. El estado de ánimo se transmite hasta en un correo electrónico, evita hacerlo cuando estés molesto, esto podría perjudicar en conversaciones futuras.

20. Usar alguna aplicación para manejo de correos electrónicos. Al usar una aplicación para esto podremos organizar los correos de una manera rápida y sencilla. No solo con eso nos permite comprobar y manejar con mayor eficiencia la lista de los mensajes y funciones adicionales.

Y por ultimo y de mayor importancia,  ¡Cuida de tu ortografía!
Cuando estas escribiendo tu ortografía es lo que te representa, puedes utilizar Word o alguna aplicación de escritura de documentos para comprobar si esta bien escrito, muchos de los servidores te permiten revisar antes de enviar y si no estas seguro al escribir una palabra utiliza medios como la RAE o Wordreference antes de usarla.

Espero que tomen en cuenta estos consejos en sus futuros correos,
Saludos,
JSalvadorB

Modelo CANVAS ~ El inicio de la ruta

Estimados lectores:

En la publicación anterior tuve el placer de comentarles los problemas que presentaba una amiga con un emprendimiento de café, y después de una serie de preguntas generamos un modelo CANVAS para su desarrollo. A continuación les presento los resultados obtenidos:

Antes de comenzar les comentaré de que se trata este modelo y que persigue.

El modelo es una metodología del libro Business Model Generation de Alexander Osterwalder e Yves Pigneur en el que se presenta una herramienta estupenda para crear y diseñar modelos de negocio de una forma simple, organizada (Enfatizo esta palabra ya que la necesidad de tener un negocio organizado es una de las claves del éxito) y dinámica.

Ahora bien, recomiendo la explicación de merca20 en la que gráficamente nos ubica en islas, para empezar a generar preguntas claves:

1. Clientes: Los grupos de personas a los cuales se quiere ofrecer el producto/servicio. Y esta es la base de nuestro negocio y pensar claramente nuestro segmento del mercado. Por lo tanto la primera pregunta que debemos hacer es: ¿Quienes son tus/nuestros clientes?

En el caso del café se pensó en un nicho del mercado, quien se sintiera en confort visitando el sitio y que busquen una opción express a su rutina. Un segmento trabajador de 25 - 40 años, en su mayor parte profesionales.

2. Propuesta de valor: se basa en conocer a detalle cual es el producto brindado. No solo el producto como tal, sino la propiedades de este para el cliente. Para desarrollar este punto las preguntas claves son: ¿Qué valor estamos ofreciendo a los clientes? ¿Qué problemas solucionamos? ¿Qué necesidad satisfacemos? ¿Qué beneficios aporta?

Es importante que en nuestro caso particular, nuestro producto es el café pero no nos quedamos en solo el café sino en la preparación al estilo hogareño y artesanal que hace que el expreso conserve el aroma de que fue molido a comienzo de la mañana. Servido rápido. A su vez, están los  acompañantes que siendo cocineros extranjeros brindan una gastronomía culinaria innovadora.

Este punto es más extenso, ya que detallas uno a uno los beneficios de tus productos y esto es fuente para conocer que mercadeo le darás a tus productos.

3. Canales: Se centra en como se entrega la propuesta de valor a los clientes (a cada segmento). Es Conocer el ¿Cómo? comunicar, alcanzar y entregar la propuesta de valor a los clientes. ¿Cuales son los canales para atender a los clientes y como nos daremos a conocer con ellos?

El canal de atención va a ser directo en el punto de venta. Sin embargo, las comunicaciones serán a través de medios digitales y será una campaña en busca (Post anterior) de atención y crear consciencia de nuestra existencia, producto y eventos. En estos medios también se presentan los influenciadores destacados del segmento meta.

4. Relación con los clientes: en este punto no se estudia la parte tangible del negocio, sino la parte intangible. ¿Qué esperarán los clientes cuando utilicen el producto?, Se espera que todas las marcas sean una lovely mark, pero no todas lo logran del mismo modo.

"Al principio quería un uniforme negro y que los haga sentir en un sitio elegante, ahora cambié de parecer y quiero que usen colores vivos y desde la entrada se sienta el sabor artesanal"  - Este cambio refleja un cambio en la relación con el cliente, los sitios elegantes pocas veces sientes una relación con la persona que te atiende, en cambio en sitios más tradicionales la persona que te atienda genera una relación con el cliente.

5. Fuente de Ingresos: la forma en que la compañía genera dinero. Se diría que siempre los clientes son los que pagan por el producto. Sin embargo, quien recibe el producto no siempre es el que paga por ello. Ejemplo: Una compañía que presta Spa para empleados de empresas; Los que reciben el servicio son los empleados, pero quien paga por el servicio es la empresa que contrata.

En este caso es fácil identificar que el cliente final, el cliente de punto y el pagador son la misma persona. Sin embargo, se debe plantear el margen de ganancia. Para ello les invito a revisar la publicación del calculo del precio.

 6. Recursos: consideramos los elementos necesarios para le funcionamiento del negocio, así como tipo, cantidad e intensidad, es importante vincular este punto con el siguiente. En este tomamos: capital humano, departamento, maquinaria, equipos, etc.

¿Quién atiende? ¿Qué o Quién cocina? ¿Qué cocina? ¿Quién cobra? fueron algunas de las preguntas que tomamos para desarrollar este punto.

7. Actividades claves: Que actividades se deben realizar para desarrollar la puesta en marcha del negocio. Y este punto esta estrechamente relacionado al punto anterior. Así que es recomendable preguntarse en el punto 6 y 7. ¿Qué hay que hacer?¿Quien lo va a hacer?

Llevarán redes sociales, entonces es una campaña de mercadeo que debe tener a alguien responsable. Atender, Cocinar,  Producir, Comprar, Moler el café (Destaco que aunque puede tomarse como algo normal, esto se transforma en una actividad clave dado que un café recién molido esta presente en su propuesta de valor) y otros puntos que conforman las actividades claves.

8. Socios: Son aquellas alianzas necesarias para ejecutar el modelo de negocio con garantías, que complementen las capacidades y optimicen la propuesta de valor: la co-creación es imprescindible hoy en día en los negocios. Ojo: No solo son aquellas alianzas financieras, sino también con proveedores, agencias de mercadeo, otros productores.

Aunque actualmente posee una fuerte alianza con el fondo de comercio y desarrollo, los aliados más importante de su negocio son los proveedores y allí es donde debe garantizar: 1. La disponibilidad de la materia prima y 2. La alianza con los mayoristas.

9. Por ultimo de la metodología CANVAS, los costos asociados al negocio: Describe todos los costes en los que se incurren al operar el modelo de negocio. Se trata de conocer y optimizar las costes para intentar diseñar un modelo de negocio sostenible, eficiente y escalable.

Vuelvo a recurrir a un post anterior, en el cual permite calcular los costos asociados al producto. Y en este debemos tomar: equipos, materiales, mano de obra, alquileres, equipos, utensilios, transporte, pago de servicios, derecho de frente, etc.

Como observaron la metodología es sumamente sencilla y fácil de planificar. Sin embargo, planificar es sencillo en comparación de ponerlo en marcha y hacer que se ajuste a lo planeado. Para más referencia pueden guiarse a través de este vídeo o los invito a generar sus dudas en el enlace de contacto de mi página web.

Saludos,
JSalvadorB 

¿ Por qué desarrollar a tu personal desde la base?

Estimados lectores:

Nuevamente traigo un tema a este blog por una vivencia reciente,

Me encuentro retomando un proyecto y el equipo de trabajo decide contratar a colaboradores locales para continuar la ejecución. Cuando reviso la información en plano y la contrasto con la realidad me encuentro que existen muchos vacíos necesarios en el levantamiento, les pregunto la razón de esta perdida de información y a lo que me responden es "Solo nos dijeron que hacer, jamas mencionaron el porqué"

Este problema no es la primera vez que se me ha presentado, y asumo que también a muchos de los que ejercen un rol supervisorio o de manejo de personal obrero. Y la pregunta que se escucha es: -¿Qué logro explicándoles para que es el trabajo, si no lo van a entender (usar, trabajar, investigar, etc)? Que gran desilusión escuchar esas palabras, por eso la explicación que refleja este post es tratar ese ¿Por qué?

Primero, los beneficios de comunicar:

El poco tiempo que se tiene en obra requiere que se utilice para realizar el trabajo. Pero lo que no nos preocupamos es en explicarle al equipo de trabajo, que tan relevante son las funciones que cada quien ejerce, y como podría perjudicar esto al producto final. Se debe explicar cual es el beneficio de lo que se esta haciendo, y también como va a funcionar. 

Cuando trabajamos en instalaciones, existe personal que se le es común el taladrar, romper paredes, o demoler; pero no conocen la finalidad en la que están trabajando. Y aquí les tengo las siguientes razones para comunicar:

• Integrar y motivar al equipo de trabajo, tomar el tiempo para explicarle al personal lo que se está haciendo permite que ellos se sientan parte del proyecto y se vean involucrados con tener un producto final. En este aspecto es importante comunicar los tiempos, las metas y los requerimientos con los clientes. Por ejemplo, en el comercio electrónico se maneja un departamento que es el de pricing, este departamento como su nombre lo indica se encarga de darle un precio estimado a los clientes de los productos publicados. Sin embargo no fue hasta que se les explicó la importancia de su trabajo con la compra final que el equipo empezó a dar la talla con los estándares esperados.
• Dar a conocer el trabajo de la empresa, ya que todos conocerán el trabajo que se está realizando, es un beneficio tanto para la empresa como para el empleado. La voz es de alcance popular y no podemos olvidar que los empleados son una articulación de la empresa, por lo tanto también transmiten lo que la empresa hace.
• Conseguir nuevas ideas, cuando es requerido encontrar una solución a algún problema en particular y se deba decidir al momento, el conversar con el personal, y buscar alternativas con ellos se puede tornar mucho más beneficioso de lo que algunos creen. En ocasiones estas personas tienen mucha experiencia en campo, y ya han percibido un problema similar anteriormente, por lo que escuchar ideas nuevas pueden clarificar unas mentes sesgadas."Las decisiones de campo, se deben tomar en campo. No detrás de un escritorio"
• Prevención de riesgos y daños al proyecto, al tener conocimiento de las especificaciones de los materiales utilizados, el equipo de trabajo tienden a ser más cuidadosos. Por ejemplo, cuando se tienden cables, es de vital importancia no doblarlos.
• La imagen de la empresa, una empresa la juzgan por lo capacitado de su personal, y no solo el personal profesional sino también el ejecutor. 

• Por ejemplo: La empresa A y B se encuentran en el mismo mercado, toman a uno de sus empleados de planta y le preguntan ¿Cuál es su cargo y que hace? - el contesta - soy parte del personal de ensamblaje, nos encargamos practica mente de fortificar las tuberías que comunican el escape de la sala de maquinas y los condensadores. Se le hace la misma pregunta a la empresa B, y les contesta - soy del personaje de ensamblaje, y aquí unimos los tubos desde aquí hasta el final de la sala. 

          Les pregunto  ¿Qué empresa brinda una mejor imagen a traves de sus empleados?

Segundo, los beneficios de desarrollar:

Al buscar el lado bueno de brindar una mejora en los conocimientos de los individuos rescato un post que vi en LinkedIn hace unos meses, y decía:

El CFO le pregunta al CEO: - ¿Qué pasa si invertimos en el desarrollo de nuestro personal y se nos van?

El CEO contesta: ¿Qué hacemos sino lo hacemos y se quedan?

Desarrollar a una persona no siempre conlleva una gran inversión, ni tampoco la necesidad de enviarlos a cursos fuera de la empresa. En caso contrario, se puede incentivar a los mismos empleados y supervisores a transmitir conocimientos. La gran preocupación de muchos es: "Para que voy a enseñar a mi futuro reemplazo". Para ello se requiere:

1. Explicar que no va a existir un reemplazo, y que esta capacitación le permitirá a la empresa aumentar el volumen de trabajo.
2. Facilitar conceptos y modelos de enseñanza, para que se puedan brindar en la organización.
3. Comenzar desde las posiciones de mayor jerarquía e ir descendiendo. Persuadir a través del ejemplo.
4. Plantear escenarios de ascenso, en los cuales se debe preparar una lista de la información que se deba proveer. Les recomiendo la siguiente publicación en donde detalla algunos pasos para esta transición: Happy Ending

    Mi padre me enseñó: "No siempre es bueno ascender a los buenos técnicos a supervisores, ya que puedes perder un excelente técnico y ganar un mal supervisot" 

Es cierto, PERO quizás desde que son técnicos les transmites los conocimientos necesarios para dar este paso, si se les invita a las reuniones como oyente a aquellos que sean un buen prospecto, o se les toma en consideración para conocer sus puntos de vistas e indirectamente los estas sometiendo a evaluación. También son alternativas.

Muchas recompensas ofrecen bonos a un empleado por capacitar a otro y por cada promoción que tenga dentro de la empresa, otra opción es incluir este elemento en las evaluaciones del personal, 

Entre los beneficios tenemos:

• Aumento en el volumen de trabajo, se puede contar con mayor numero de supervisores con experiencia en campo.
• Mejorar los tiempos y rendimiento del trabajo, el personal motivado siempre trabajará mejor.
• Reducir la indispensabilidad de una persona, crear un plan B.
• Exaltar la reputación de la empresa, un empleado satisfecho con los conocimientos adquiridos en su anterior trabajo hablará mejor.

Y nunca olvidar que los equipos de trabajos son comparables con los lobos, estos buscan la sobre-vivencia de la manada antes de sobrevivir ellos solos,

Espero que estos beneficios les hallan interesado y los consideren para su ejecución,

Saludos,

JSalvadorB

¿Cómo usar la narración de cuentos (Storytelling) para plantear nuevas ideas?

Estimados lectores:

Una de las cosas que se deben hacer en las reuniones es proponer nuevas ideas a un comité, y buscar que éstas sean aprobadas.

En lo particular, me gusta tener material de apoyo basado en dos elementos principales:
la Programación neurolingüística (PNL) y la narración de cuentos mejor conocido como storytelling. Ambas se pueden consolidar en presentaciones, y se buscan las presentaciones ya que entre el 80% -  83% de lo percibimos y compramos proviene de la visión (1)(2).

PNL

La programación neurolinguisticaes el estudio de la estructura de la experiencia subjetiva. Esta sostiene que pensamos y actuamos basados en nuestras consideraciones internas y no en un punto de vista objetivo, de como es el mundo en realidad. 
En otras palabras si desglosamos sus siglas la expresión "Programación Neuro Lingüística" se puede describir de la siguiente manera:
Programación: Los resultados y acciones a estímulos internos son una consecuencia de un conjunto de creencias mentales (programas), los cuales pueden ser modificados y/o reemplazados.
Neuro: Experimentamos el universo, es decir recibimos y procesamos información, a través de nuestro sistema neurológico: Los cinco sentidos.
Lingüística: Le damos sentido a lo que experimentamos, a través del lenguaje. Mis patrones de lenguaje son una expresión de quien soy y cómo pienso. 

Si logramos entender este concepto y a su vez conocer el publico objetivo al que nos estamos dirigiendo, podremos utilizar un lenguaje adecuado para que el mensaje sea mejor recibido. Uso de colores adecuados para que los interlocutores se encuentren relacionados con el tema.

Por ejemplo, cuando se esta tratando como uno de los fundadores de la compañía, se pueden utilizar en alguna de las presentaciones iniciales el logo con el que se fundó.

Otras consideraciones que puedes tomar:

• Utilizar colores con el que se sienta identificada la empresa.
• Hacer enfasis en ideas que quieras transmitir, o resaltar. Si estamos hablando de proyecciones y la palabra clave es cambio, se puede usar negritas para realzar la lectura. 
• Asignar recursos con uso de colores hace más visible que actividad le toca a cada departamento. 
• Evitar el uso excesivo del texto y buscar imágenes que lo representen. 

Uno de las publicaciones de experto en marketing Seth Godin quien publicó “Really bad PowerPoint”, una especie de manifiesto donde denunciaba el mal uso que se hacía de PowerPoint para hacer presentaciones.

A través de este link podrán leerlo en su versión original: Really bad PowerPoint o su versión traducida: PowerPoint realmente malo.

Cuando tuve la oportunidad de promocionar mi emprendimiento con el uso de estos elementos, busqué transmitir un ambiente profesional y divertido, logrando el siguiente resultado: presentación (TECHNOX3000).

Storytelling

Cuando buscamos plantear una nueva idea, no solo es comentarla y que al comité le parezca lo suficientemente buena para aprobarla. Sin embargo, esta idea es un producto que se requiere vender de la manera correcta a las personas que tendrás al frente.

El storytelling es usado como una técnica de mercadeo en la cual se busca que los posibles clientes se sientan involucrados con el contexto y se plantea una situación en la que pudo o podría estar involucrado. 

Las ventajas de esta conexión con la audiencia son diversas, pero resaltaré las que me gustan utilizar, tales como: brindar un contexto, apelar a un lado emocional y hacerlo fácil de recordar.

Utilizando esta técnica de manera ilustrativa, pueden obtener que la audiencia se encuentre completamente compenetrada con el problema antes de venderles la solución (la idea). 

Tuve la oportunidad de vender una idea que aunque fue pequeña, buscaba innovar y sumar un procedimiento a la relación con los clientes. Este procedimiento los vendedores con mayor experiencia en la empresa lo consideraban como innecesario, por lo que la venta del producto requería que se encontrarán con la sitación apropiada para vender la idea.

En este link podrán observar el comienzo de la presentación para generar el storytelling: presentación.

Para conocer un poco más acerca del storytelling les dejo el siguiente link.

Siguiendo estos dos elementos, podremos lograr una mejor comunicación en la venta de las ideas. 

Espero que les sea de ayuda para sus futuras reuniones,

Saludos,

Jsalvadorb 

¿Cómo asumir un rol de gerencia en proyectos?

Lo primero de lo que les deseo escribir es acerca de ese cambio del rol operativo a gerencial, no importa de que tamaño sea el salto, siempre los nuevos retos requieren de aprendizaje y yo lo veo de la siguiente manera:

El proyecto deja de ser una obra, producto o objetivo sino que los elementos que acabo de mencionar se vuelven solo en el centro de todo un entorno. Es allí donde debemos empezar a tener una visión 360 grados y empezar a pensar: ¿A quien le afectan mis decisiones? ¿Cuánto cuestan? ¿Cuánto tiempo pasará para ver resultados? y lo más importante ¿Cuento con los recursos para llevarlo a cabo?

Explicaré un poco de cada uno de estas preguntas, y de como se pueden tratar de explicarlas:

1. Los afectados, en estos momentos debemos tomar una palabra que a muchos le sonará muy conocida "stakeholders" y se definen como los grupos involucradas y relacionadas directa o indirectamente con la empresa y sus actividades.

Los afectados con las decisiones tendemos a pensar que solo van a ser los dueños de las empresas en las que trabajamos o como mucho el cliente. Pero esto va más allá, pues como mencione anteriormente están los grupos involucrados directamente: accionistas, clientes, proveedores, empleados, etc (Espero que los lectores dejen de utilizar la palabra de trabajadores y migrar a empleados o colaboradores) y los involucrados indirectamente y aquí se encuentran los medios de comunicación, las comunidades en las que se realicen los proyectos, los competidores, entre otros.

Dirán entonces, ¿Como pueden afectar todo esto al desarrollo de un proyecto? Solo con que la comunidad no este de acuerdo con el trabajo que se ejecutará, puede ser motivo suficiente para que el trabajo no se ejecute. Así que si en tus manos esta la posibilidad de realizar un proyecto debes de dejar de pensar solo en el objetivo.

Si quieres conocer más de los stakeholders te invito a leer este paper del IESE, aquí.

2. El costo, este punto lo debo mezclar con los siguientes puntos (3 y 4) . tiempo y recursos puesto siempre van ligado de las manos. Solemos pensar que entre mayor cantidad de personas, más rápido saldrán las cosas y en la mayoría de los casos es así, pero también hay que recordar que entre mayor cantidad de manos requieren mayor supervisión. Además, esto aumentará su costo lo cual no es siempre mejor para la empresa, y que seguramente terminarán señalándote por mala administración de los costos.

Me recuerdo en una ocasión que estaba en la realización de unos diseños y resulta que las actividades se iban transformándose en secuencias, cuestiones que se hacia difícil el trabajar en diversos sectores ya que no todo el mundo era especialista, y no todo el mundo trabajaba al mismo ritmo. Lo que generaba que hubiese personas que pasaban días esperando que su predecesor terminará de trabajar antes de comenzar nuevamente.

Mi recomendación en este punto con respecto al exceso de personal para cumplir las tareas de manera más rápida es: no apresurarse, divide el proyecto en procesos y estudia si estos pueden generarse en paralelo o en serie. Y administra el tiempo de cada uno de ellos, es muy útil el uso de Microsoft Project para representarlo gráficamente.

Cuenta cuantas personas requerirías para cada actividad, y como podrías dividir el trabajo para que no se estorben mutuamente. Por ejemplo, en vialidad es el mejor ejemplo que puedo destacar la división de trabajo, ya que si tienes un proyecto extenso, puedes abrir varios equipos de trabajo en diferentes puntos que pueden ir de extremo a extremo.

Otra cosa que debes tomar en cuenta son los recursos, no todo es personal sino también hay equipos. Si los equipos de la compañía son alquilados, en ocasiones es mejor que tengas más grupos ya que existe la posibilidad de un descuento. Además, que podría disminuir el tiempo de ejecución lo cual es bueno para las relaciones con el cliente.

De igual forma, estaré publicando más adelante ¿Cómo monitorear los costos? lo cual es beneficioso cuando llevas el control del proyecto desde la licitación.


3.  Tiempo, este punto lo toque anteriormente pero la consideración con esto es una gran combatiente de tres ejes: el tiempo del cliente Vs. el tiempo de la empresa Vs. el tiempo real. Allí es donde entra la relación con el cliente y que tanto podrías llevar a cabo el proyecto. Conoce el trabajo antes de discutir este punto con el cliente, ya que para estos el mejor tiempo será para ayer.

En este punto me enfocaré en: el tiempo real, pero eso se lo dejaré para otro post en el cual se tocará la administración del tiempo.

4. Los recursos, en este mundo globalizado hay que agradecerle a la tecnología que tengamos la oportunidad de tener cada vez mejores equipos (No importa el negocio que estés) y por otro lado la conectividad.
Mi recomendación en el punto de los equipos es que tengas en cuenta hasta la ultima bujía que vayas a necesitar, piensa de macro a micro.

Me recuerdo en una ocasión que estabamos trabajando con un compresor y una sopladora (Equipos utilizados para tender fibra óptica) y resultó que todo estaba arreglado para empezar el trabajo y al momento de conectar ambos equipos entre si, las conexiones fueron diferentes. Nos vimos obligados a adquirir una boquilla cuatro veces más costosa a su valor nominal para garantizar el tiempo de entrega con el cliente.

Estimados espero que estas recomendaciones hayan sido buenas, y se suscriban para leer más post como estos,
Saludos,
JSalvadorb